Vorteile Ihres Kundenkontos

Um Ihren Bestellprozess so einfach wie möglich zu gestalten, setzen wir neben unserem Kundenservice auch auf neue Lösungen in unserem Online-Shop. Auf diese Weise finden Sie besonders schnell und bequem was Sie benötigen.

Rechteverwaltung

  • Legen Sie Benutzerkonten an
  • Definieren Sie Budgets pro Benutzer

Schnellbestellung

  • Excel Listen einfach hochladen
  • Viele Positionen schnell hinzufügen

Kundenspezifische Preise

  • Sehen Sie Ihre spezifischen Nettopreise

Eigene Artikelnummern

  • Hinterlegen Sie Ihre eigenen Artikelnummern
  • Somit können Sie die Schnellbestellung über Ihre eigenen Nummern vornehmen
  • Oder Bestelllisten über Ihre eigenen Artikelnummern erstellen

Bestellhistorie

  • Sehen Sie alle getätigten Bestellungen auf einen Blick
  • Laden Sie bequem Ihre Rechnungen und Lieferscheine als PDF herunter

Angebote

  • Fordern Sie Angebote direkt über den Online Shop an. Unser Vertrieb meldet sich dann bei Ihnen.

Hersteller Gesamtprogramm

  • Erhalten Sie Zugriff auf das Gesamtprogramm aller unserer gelisteten Hersteller wie z.B. Harting, Lapp, Phoenix Contact, Amphenol, Schlegel und Flexa

Übersicht Ihres Kundenkontos

Das Neue Kundenkonto bietet eine Vielzahl an Funktionen, um die Ihre Unternehmensstruktur abbilden zu können. Hierzu zählen Rollen und Kontakte (Unteraccounts für Mitarbeiter), Budgets und Kontingente inkl. Freigabeprozesse sowie Bestelllisten und eigene Bestellnummern.

Die Übersicht im Dashboard zeigt alle Funktionen, die dem eingeloggten Benutzer zur Verfügung stehen. Der Ersteller des Unternehmensaccounts hat grundsätzlich vollständigen Zugriff auf alle Funktionen. Die verfügbaren Funktionen für die weiteren Kontakte (Unteraccounts eines Unternehmensaccounts) hängen von den zugewiesenen Rechten ab.

Dashboard (1): Das Dashboard ist die zentrale Übersicht Ihres Kundenkontos.
Firma (2): Im Bereich Firma werden die Rollen und Kontakte inkl. der Berechtigungen, Adressen sowie Budgets und Kontingente verwaltet.
Bestellungen (3): Hier finden Sie Übersichten der getätigten Bestellungen sowie der noch offenen Bestellfreigaben.
Bestelllisten (4): Bestelllisten ermöglichen die einfache Planung von zukünftigen oder regelmäßigen Bestellungen.
Schnellbestellung (5): Über die Schnellbestellung können Sie mit wenigen Klicks viele Produkte zum Warenkorb hinzufügen.
Angebote (6): Verwaltung und Bearbeitung der angefragten Angebote.
Artikelnummern (7): Ermöglichen die Anlage und Verwaltung von eigenen Artikelnummern für die Produkte des Shops.
Rechnungsarchiv (8): Ermöglicht das einsehen und herunterladen von Rechnungen und Lieferscheinen aller Bestellungen.

Sollten Sie einzelne Bereiche nicht sehen können, prüfen Sie bitte, ob der Account, mit dem Sie eingeloggt sind, die notwendigen Berechtigungen besitzt. Fragen Sie hierzu ggfs. Personen, die Zugriff auf den Debitor-Account (Ersteller des Unternehmensaccounts, Master- / Admin- Account) Ihres Unternehmens besitzen.

Inhaltsverzeichnis

Banner Kundenkonto Firma

1.0 Firma

Hier kann der Ersteller des Unternehmensaccounts bzw. ein entsprechend berechtigter Kontakt die Verwaltung der eigenen Firmenorganisation vornehmen. Diese Seite ist in mehrere Bereiche und Tabs unterteilt.

Auf der linken Seite befindet sich die Rollenverwaltung (1), diese dient zur Strukturierung Ihrer Unternehmensorganisation. Da für die Verwaltung der weiteren Funktionen innerhalb des Bereichs Firma eine Rolle (2) ausgewählt sein muss, ist die Rollenverwaltung auch permanent sichtbar.

Über die Tabliste (3) im rechten Bereich können Sie die Funktionen Kontakte, Rechnungsadressen, Lieferadressen, Budgets und Kontingente aufrufen.

In den einzelnen Funktionen können Sie dann über den Filter (4) festlegen, welche Einträge angezeigt werden sollen.

Zugewiesene Elemente: Zeigt alle Einträge an, die der ausgewählten Rolle zugewiesen sind.

Geerbte und zugewiesene Elemente: Zeigt neben den Einträgen der ausgewählten Rolle auch alle Einträge der untergeordneten Rollen.

Bitte beachten Sie, dass es notwendig ist, Kontakte, Rechnungsadressen, Lieferadressen, Budgets und Kontingente einer Rolle zuzuweisen. Daher ist die Erstellung bzw. Bearbeitung nur möglich, wenn in der Rollenverwaltung eine Rolle ausgewählt ist.

1.1 Rollenverwaltung

Rollen dienen dazu, die Konfiguration, gerade bei einer größeren Anzahl an Kontakten, zu vereinfachen. Hierzu können Sie der Rollen Berechtigungen, Adressen, Budgets und Kontingente zuweisen und die einzelnen Kontakte dann einer Rolle zuordnen. Der Kontakt erbt die Einstellungen der Rolle. Es ist daher nicht erforderlich, für jeden Kontakt die gesamte Konfiguration einzeln vorzunehmen.

Um eine neue Rolle anzulegen, klicken Sie auf den Button Rolle erstellen. Vergeben Sie in dem sich nun öffnenden Fenster einen eindeutigen Namen für die Rolle und klicke auf den Button Speichern. Anschließend öffnet sich das Fenster für die Konfiguration der Rolle.

1.1.1 Stammdaten

In den Stammdaten können Sie die Bezeichnung der Rolle anpassen.

1.1.2 Rechteverwaltung

Hier legen Sie die Berechtigungen für die Rolle fest.

Über die Checkboxen unterhalb des Hakens (1) in der Spalte "Alle" können Sie der Rolle alle verfügbaren Rechte zum Ausführen der Aktionen für die jeweilige Komponente zuweisen. Die Checkboxen unterhalb des Pfeils (2) setzen das Recht, dass diese Rolle die Rechte an weitere Kontakte weitervererben darf. Die Weitervererbung kann nur gesetzt werden, wenn die Rolle auch das Recht zum Ausführen der Aktion besitzt.


Sollen bestimmte Rollen nur einzelne Rechte für eine Komponente erhalten, ist dies über die Checkboxen in der jeweiligen Spalte möglich.

Liste (3): Das Recht Liste erlaubt den Aufruf der entsprechenden Komponente und zeigt den Inhalt an.
Detail (4): Ermöglicht den Aufruf der Detailseite von einzelnen Elementen innerhalb der Komponente.
Bearbeiten (5): Mit diesem Recht können die vorhandenen Inhalte der Komponente bearbeitet werden.
Erstellen (6): Erlaubt die Anlage von neuen Inhalten innerhalb der Komponente.
Löschen (7): Die Funktion zum Löschen von Inhalten in der Komponente ist verfügbar.
Zuordnen (8): Rollen/Kontakte mit diesem Recht können die Inhalte der Komponente anderen sichtbaren Rollen/Kontakten zuordnen.

Beachten Sie bitte, dass einige Komponenten Abhängigkeiten untereinander besitzen. So ist es z.B. für alle Komponenten, die sich innerhalb des Tabs Firma befinden (Kontakte, Adressen, Budgets und Kontingente), erforderlich, dass diese mindestens das Recht zum Auflisten der Firma und der Rollen besitzen. Außerdem sind neben den Berechtigungen teilweise auch zusätzliche Sichtbarkeiten notwendig.

1.1.3 Kontingentverwaltung

In der Kontingentverwaltung erhalten Sie eine Übersicht aller für die Rolle verfügbaren Kontingente. Beachten Sie hierbei bitte, dass die Kontingente von untergeordneten Rollen nach oben vererbt und ebenfalls aufgelistet werden. Hierüber ist es möglich, der Rolle ein oder mehrere Kontingente zuzuweisen.

1.1.4 Bestelllistenverwaltung

In der Bestelllistenverwaltung sehen Sie alle bereits angelegte Bestelllisten und können diese der Rolle freigeben.

1.1.5 Budgetverwaltung

Weisen Sie hier der Rolle ein oder mehrere Budgets zu. Die ausgewählten Budgets können dann bei Bestellungen, die von Kontakten aus dieser Rolle aufgegeben werden, verwendet werden.

1.1.6 Rollensichtbarkeit

Die Rollensichtbarkeit wird dafür benötigt, um die Rolle für die Verwaltung der Funktionen im Bereich Firma auswählen zu können.

Über die linke Checkbox wird die Rolle sichtbar geschaltet, die rechte Checkbox erlaubt die Weitergabe der Sichtbarkeit an andere Rollen oder Kontakte.

1.1.7 Kontaktsichtbarkeit

Über die Kontaktsichtbarkeit legen Sie fest, welche Kontakte für Mitglieder der Rolle sichtbar sind.

1.1.8 Rechnungsadressen

Legen Sie hierrüber fest, welche Rechnungsadressen Mitgliedern der Rolle zur Verfügung stehen. Bei der Bestellung kann dann aus den verfügbaren Adressen gewählt werden.

1.1.9 Lieferadressen

Wie bei der Rechnungsadresse werden hier die verfügbaren Lieferadressen für die Rolle definiert.

1.2 Kontakte

Kontakte sind (in der Regel) Personen innerhalb Ihrer Unternehmensstruktur und erhalten einen eigenen Shop-Account, über den z.B. Bestellungen durchgeführt werden können. Die grundlegenden Rechte erhält der Kontakt durch die zugewiesene(n) Rolle(n). Zusätzlich können weitere Rechte in den Einstellungen des Kontakts gesetzt werden.

Beachten Sie hierbei, dass in den Einstellungen des Kontakts immer nur zusätzliche Rechte gesetzt werden können, eine Einschränkung der aus der Rolle geerbten Rechte ist nicht möglich.

Der Tab Kontakte (1) zeigt Ihnen eine Übersicht der angelegten Kontakte, abhängig von der auf der linken Seite ausgewählten Rolle (2) und des ausgewählten Filters (3).


Über den Button Kontakt erstellen (4) öffnen Sie die Maske, um einen weiteren Account zu erstellen. Sollte der Button nicht angezeigt werden, prüfen Sie  bitte, ob Sie auf der linken Seite eine Rolle ausgewählt haben.

Der Button mit dem Stift (5) öffnet die Maske zur Bearbeitung eines bestehenden Kontakts. Zum Löschen eines Kontakts klicken Sie auf den Mülleimer-Button (6).

Beachten Sie bitte, dass die Kontakte dem Unternehmensacount untergeordnet sind und nur in diesem Zusammenhang genutzt werden können. Sollte das Unternehmenskonto gelöscht werden, können auch die Kontakte nicht mehr genutzt werden.

1.2.1 Kontakt erstellen

Bei der Anlage eines neuen Kontakts sind die Angaben von Anrede, Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse erforderlich. Optional können Sie zusätzlich eine Abteilung angeben. Bei der Passwort-Aktivierung erhält der Kontakt eine E-Mail mit einem Link, über den das Passwort für den Account vergeben werden kann. Ist die Passwort-Aktivierung nicht aktiv, ist für die Erstellung des Kontakts die Eingabe eines Passworts notwendig.

Über die Checkbox Aktiv können Sie entscheiden, ob der Account direkt aktiv sein soll.

Wenn Sie vor dem Speichern des neuen Kontakts den Haken bei Einen weiteren Kontakt nach dem Speichern anlegen setzen, wird nach dem Speichern erneut das Fenster zum Erstellen eines Kontakts aufgerufen. Die Rechteverwaltung eines Accounts erfolgt anschließend über das Fenster zum Editieren eines Kontakts. Details hierzu erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

1.2.2 Kontakt editieren

Um einen bestehenden Kontakt zu bearbeiten, können Sie diesen über das Stift-Symbol in der Übersichtsliste aufrufen.

Die Bearbeitung eines Kontakts funktioniert ähnlich wie die Bearbeitung einer Rolle. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Rollenverwaltung.

1.3 Rechnungsadressen

In diesem Tab (1) können die Rechnungsadressen hinterlegt werden, die den Rollen und/oder Kontakten zugewiesen werden können. Es ist jedoch nicht erforderlich, für eine Rolle jede gewünschte Adresse anzulegen. Über die Sichtbarkeit der Rechnungsadressen können Sie der Rolle auch Adressen aus anderen Rollen zuweisen.

Der Inhalt in der Übersicht auf der rechten Seite ist abhängig von der ausgewählten Rolle (2) und des verwendeten Filters (3).
Zum Anlegen einer neuen Adresse klicken Sie auf den Button Adresse erstellen (4). Es öffnet sich dann ein neues Fenster.
Um eine bestehende Adresse anzupassen, klicken Sie auf den Stift-Button (5). Mit dem Mülleimer-Button (6) können Sie eine Adresse löschen.

1.3.1 Adresse erstellen

Um eine neue Adresse anzulegen, füllen Sie die mit * gekennzeichneten Pflichtfelder aus. Zusätzlich können Sie optionale Angaben wie die Umsatzsteuer ID und eine Abteilungsbezeichnung hinterlegen.

Die erstellte Adresse ist zunächst nur der bei Erstellung ausgewählten Rolle zugewiesen. In den Rollen- bzw. Kontaktdetails können Sie die Sichtbarkeit der Adresse für weitere Rollen/Kontakte definieren.

1.4 Lieferadressen

Wie bei den Rechnungsadressen ist es auch für die Lieferadressen möglich, verschiedene Datensätze anzulegen, um diese im Bestellprozess auswählen zu können.

Die Funktionen sind identisch zu den Rechnungsadressen und werden daher hier nicht näher erläutert.

1.5 Budgets

Über die Budgets (1) kann definiert werden, wie viel Geld bestimmte Kontakte und/oder Rollen in einem definierbaren Zeitraum ausgeben dürfen, bevor die Bestellung von einer höheren Instanz freigegeben werden muss. Sollte kein ausreichendes Budget für die Bestellung vorhanden sein, kann die Bestellung nicht selbst abgeschlossen werden. In diesem Fall kann eine Freigabe durch eine höhere Instanz beantragt werden. Hierzu wird die höhere Instanz auch per E-Mail darüber informiert, dass eine Bestellfreigabe angefragt wurde.

Abhängig von der gewählten Rolle (2) und des Filters (3) werden die entsprechenden Budgets aufgelistet.

Ein neues Budget kann über den Button Budget erstellen (4) angelegt werden.

Über das Stift-Symbol (5) öffnen Sie das Fenster zur Bearbeitung eines bestehenden Budgets. Löschen können Sie ein Budget über das Mülleimer-Symbol (6).

1.5.1 Budget erstellen

Für die Anlage eines neuen Budgets, sind einige Angaben erforderlich.

Als Kürzel und Namen wählen Sie am besten eine aussagekräftige Bezeichnung, um eine einfache Identifizierung auch bei mehreren verfügbaren Budgets zu ermöglichen. Tragen Sie als Betrag den gewünschten Wert ein, der für dieses Budget verwendet werden soll. In Kombination mit dem Gültigkeitsbereich und dem Start des Geschäftsjahres legen Sie fest, in welchem Zeitraum für welche Summe Bestellungen durchgeführt werden können, bevor eine Freigabe (z.B. durch eine höhere Instanz) erforderlich ist.
Der Gültigkeitsbereich "Keiner" bedeutet, dass das Budget einmalig verwendet werden kann. Bei den weiteren Auswahlmöglichkeiten wird das Budget zum errechneten Zeitpunkt anhand des Start des Geschäftsjahres zurückgesetzt (z.B. Start des Geschäftsjahres 01.01.2020, Gültigkeitsbereich vierteljährlich; hier erfolgt die Zurücksetzung am 01.04., 01.07. usw.).
Zusätzlich kann ein verantwortlicher Kontakt hinterlegt werden, der optional eine E-Mail erhält, wenn ein bestimmter Anteil des Budgets aufgebraucht ist. Über die Checkbox Aktiv legen Sie fest, ob das Budget im Bestellprozess ausgewählt und verwendet werden kann.

1.6 Kontingente

Kontingente (1) ermöglichen es, Einschränkungen für Bestellungen vorzunehmen. So können z.B. die Anzahl der bestellbaren Produkte je Bestellung festgelegt oder bestimmte Kategorien ausgeschlossen werden.

Zum Erstellen eines neuen Kontingents klicken Sie auf auf den Button Kontingent Gruppe erstellen (2)

Nachdem Sie die grundlegenden Daten erfasst haben, können Sie die Detailkonfiguration vornehmen.

1.6.1 Kontingente erstellen

Im Tab Stammdaten werden die im ersten Schritt hinterlegten Namen und Beschreibung angezeigt. Die Konfiguration erfolgt in den Tabs Kontingentregeln und -beschränkungen.

Über die Kontingentregeln können Sie die Bestellsumme, die Anzahl bestellter Produkte und die Anzahl der Bestellungen einschränken. So ist es z.B. möglich, dass die Rollen bzw. Kontakte, denen das Kontigent zugewiesen ist, nur eine bestimmte Anzahl an Produkten kaufen kann.
Zusätzlich können Sie festlegen, nach welchem Zeitraum das Kontingent zurückgesetzt werden soll.

Beachten Sie hierbei, dass die Berechnung des Zeitraums mit dem 01.01. beginnt. Ein Quartal läuft also vom 01.01 -31.03., 01.04. - 30.06. usw.

  • Bestellsumme: Legen Sie eine Summe fest, für die im angegebenen Zeitraum maximal bestellt werden kann, bevor eine Freigabe erforderlich ist.
  • Anzahl bestellter Produkte: Definieren Sie Hierüber, wie viele Produkte innerhalb des Zeitraums bestellt werden dürfen. Als Produkte werden hier die Positionen innerhalb einer Bestellung bezeichnet. Dies bedeutet, dass wenn das gleiche Produkt in einer Bestellung 3 mal bestellt wird, nur ein Produkt gewertet wird.
  • Bestellanzahl  / Anzahl Bestellungen: Ermöglicht die Einschränkung der Anzahl an durchführbaren Bestellungen im hinterlegten Zeitraum.

Die Kontingentbeschränkungen ermöglichen die Limitierung auf bestimmte Produkte oder Kategorien. Hierzu stehen folgende Typen zur Auswahl:

  • Artikelpreis (Ausschluss): Legen Sie den maximalen Produktpreis fest. Alle Produkte, die teuerer sind, können nicht direkt bestellt werden
  • Artikelnummer (Ausschluss): Die hier hinterlegte Produktnummer kann nicht direkt bestellt werden. Um mehrere Produktnummern auszuschließen, legen Sie mehrere Beschränkungen vom Typ Artikelnummer (Ausschluss) an.
  • Kategorie (Ausschluss): Schließen Sie hierüber Produkte von der direkten Bestellung aus, die der entsprechenden Kategorie zugewiesen sind.

Bitte beachten Sie, dass ein Kontingent immer mindestens eine Kontingentregel enthalten muss, sonst ist nur die Anfrage einer Bestellfreigabe möglich.

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2.0 Bestellungen

Im Tab Bestellungen sehen Sie eine Übersicht der vorhandenen Bestellungen sowie von Bestellungen, die auf Freigabe warten.

2.1 Durchgeführte Bestellungen

In der ersten Übersicht werden die bereits getätigten Bestellungen aufgelistet. Der Inhalt der Übersicht ist abhängig von den Berechtigungen des Accounts, mit dem Sie eingeloggt sind.

Für die Sortierung (1) stehen verschiedene Optionen zu Verfügung. Zusätzlich ist es auch möglich, nach Bestellungen zu suchen (2).
In der Übersicht (3) sehen Sie auf den ersten Blick die relevanten Informationen zu den Bestellungen.
Die Bestelldetails können Sie über das Stift-Symbol (4) aufrufen, dort sieht man u.A. die Rechnungs- und Lieferdetails sowie die bestellten Produkte.
Außerdem können Sie über das Listen-Symbol (5) aus der Bestellung eine Bestellliste anlegen, um diese zukünftig schneller dem Warenkorb hinzufügen zu können. Weitere Informationen dazu, finden Sie im Abschnitt Bestelllisten.

2.1.1 Bestelldetails

Die Bestelldetails sind für eine bessere Übersicht in mehrere Bereiche eingeteilt.

Stammdaten:
Die Stammdaten zeigen die allgemeinen Informationen sowie die Details zur Lieferung und Rechnung.

2.1.2 Artikel

Hier sehen Sie die Produkte, die in der Bestellung enthalten sind.

Historie:
Hier werden Änderungen an der Bestellung dokumentiert. Dies sind sowohl Statusänderungen als auch das Hinzufügen von weiteren Informationen.
Bei bereits durchgeführten Bestellungen haben Sie die Möglichkeit, in den Stammdaten einen Kommentar hinzuzufügen.

2.2 Bestellfreigaben

Bestellungen, die vom Kontakt nicht abschließend durchgeführt werden können (z.B. aufgrund fehlender Budgets oder Einschränkungen durch Kontingente), benötigen die Freigabe von einer höheren Instanz mit entsprechender Berechtigung. Für ein besseres Handling dieser Freigaben werden diese neben der normalen Übersicht zusätzlich in einer eigenen Liste geführt.

Auch hier stehen dir Funktionen zum Sortieren (1) und Suchen (2) zur Verfügung. In der Liste (3) sehen Sie die wichtigsten Informationen auf einen Blick. Für weitere Informationen zu einer einzelnen Bestellung klicken Sie einfach auf das Stift-Symbol (4), um die Details aufzurufen.
Mit dem Häkchen-Symbol (5) geben Sie die Bestellung frei, mit dem X-Symbol (6) wird die Freigabe abgelehnt. Hierzu öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie einen optionalen Kommentar zur Ablehnung hinterlegen können und die Ablehnung über den Button Bestellung ablehnen abschließend bestätigen.
Abgelehnte Bestellungen bleiben in der Bestellübersicht weiterhin sichtbar mit dem Status Freigabe abgelehnt.
Möchtesn Sie die Bestellung vollständig entfernen, können Sie anstelle der Ablehnung über das Mülleimer-Symbol (7) die Bestellung löschen.

2.2.1 Bestelldetails

Mit einem Klick auf das Stift-Symbol öffnen SIe die Details einer Bestellung. Dieses Fenster ist in mehrere Bereiche unterteilt.

Stammdaten:
Der Bereich Stammdaten fast die grundlegenden Informationen wie Liefer- und Rechnungsinformationen zusammen.

Artikel:
Hier werden die Produkte aufgelistet, die bestellt werden sollen. Bei noch nicht freigegebenen Bestellungen ist es möglich, die einzelnen Positionen der Bestellung anzupassen oder weitere Produkte hinzuzufügen.

Um ein weiteres Produkt hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button Artikel hinzufügen (1). Es öffnet sich dann ein Fenster, in dem Sie über die Artikelnummer das gewünschte Produkt suchen und hinzufügen können. Bestehende Positionen können über das Stift-Symbol (2) bearbeitet werden, um die Produktanzahl zu ändern. Über das Mülleimer-Symbol (3) können Sie eine Position vollständig aus der Bestellung entfernen.

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3.0 Bestelllisten

Bestelllisten bieten Ihnen die Möglichkeit, verschiedene Bestellungen zu planen oder häufiger benötigte Dinge einfach zu verwalten.

Um eine neue Bestellliste anzulegen, klicken Sie auf den Button Bestellliste erstellen (1). Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im nächsten Absatz Bestellliste erstellen.
Für eine bessere Übersicht (4) können Sie diese sortieren (2) oder nach bestimmten Bestelllisten suchen (3).
Zum Bearbeiten einer Bestellliste öffnen Sie die Details über das Stift-Symbol (5). Hierzu erhalten Sie weitere Informationen im Abschnitt Bestellliste bearbeiten.
Über das Warenkorb-Symbol (6) können Sie die Produkte aus der Bestellliste direkt zum Warenkorb hinzufügen.
Um eine Bestellliste zu duplizieren, klicken Sie einfach auf das Blätter-Symbol (7).
Bestelllisten, die Produkte enthalten, können Sie über das Fach-Symbol (8) als CSV-Datei exportieren. Als Trennzeichen wird "," (Komma) verwendet. Die Datei enthält Angaben zu Produktnummer und Anzahl. Dieses Format wird auch für die Schnellbestellung verwendet. Nicht mehr benötigte Bestelllisten können Sie über das Mülleimer-Symbol (9) löschen.

3.1 Bestelllisten anlegen

Wenn Sie eine neue Bestellliste anlegen möchten, erscheint zunächst ein Fenster, in dem Sie einen Namen für die Bestellliste vergeben und optional ein Budget zuweisen können.

Nachdem Sie die grundlegenden Daten gespeichert haben, wird die Bestellliste angelegt und kann aus der Übersicht mit dem Stift-Symbol zur weiteren Bearbeitung aufgerufen werden. Hier können Sie auch die gewünschten Produkte zur Bestellliste hinzufügen.

3.2 Bestelllisten bearbeiten

Die Bearbeitungsmaske einer Bestellliste rufen Sie aus der Übersicht mittels des Stift-Symbols auf. Hier haben Sie dann auch die Möglichkeit, Produkte zur Bestellliste hinzuzufügen.

Im Bereich Produkte finden Sie eine Übersicht aller Produkte, die der Bestellliste zugewiesen sind.
Mit einem Klick auf den Button Produkt hinzufügen (1) wechselt die Ansicht, um eine weitere Position der Bestellliste hinzuzufügen.

Eine bestehende Position kann über das Stift-Symbol (2) bearbeitet werden. Hier ist es dann möglich, die Anzahl zu ändern sowie einen optionalen, internen Kommentar hinzuzufügen.
Sie können eine Position mit dem Mülleimer-Symbol (3) aus der Bestellliste entfernen.
Über die beiden Pfeil-Symbole (4) können Sie die Reihenfolge innerhalb der Bestellliste anpassen.

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4.0 Schnellbestellung

Die Schnellbestellung ermöglicht es Ihnen, nur mit den relevanten Daten wie Artikelnummer und Anzahl, Produkte zum Warenkorb oder einer Bestellliste hinzuzufügen. Dies ist entweder direkt über eine einfache Eingabemaske oder den Import einer Datei möglich.

In der Eingabemaske (1) tragen Sie einfach die Artikelnummer (2) und die gewünschte Anzahl (3)ein. Wenn Sie ein Produkt hinzugefügt haben, wird eine neue Zeile zur Eingabe eines weiteren Produkts angezeigt.

Sobald mindestens ein Produkt in der Liste vorhanden ist, stehen die Funktionen zum Hinzufügen zu einer Bestellliste (4) oder zum Warenkorb (5) zur Verfügung.

4.1 Datei upload

Wenn Sie Produkte aus einer vorbereiteten Datei hinzufügen möchten, können Sie dafür CSV, XLS und XLSX als Dateienformat verwenden.

Die Upload-Datei können Sie entweder per Drag & Drop in den gestrichelten Bereich (1) ziehen oder dort einmal mit der Maus hineinklicken, um das Datei-Auswahlfenster aufzurufen.

Im Standard ist die Datei nach folgendem Schema aufgebaut:
In der ersten Spalte werden die Produktnummern hinterlegt, in der zweiten Spalte die gewünschte Anzahl. Als Trennzeichen wird "," (Komma) verwendet.

Sollten Sie einen anderen Aufbau der Datei verwenden wollen, können Sie in den erweiterten Einstellungen (2) Anpassungen vornehmen.
Legen Sie fest, in welcher Spalte die Artikelnummer (3) und die Anzahl (4) eingetragen sind und welches Trennzeichen (5) verwendet werden soll.
Außerdem können Sie zusätzlich ein Kapselzeichen (6) definieren. Dieses wird bei CSV-Dateien benötigt, wenn innerhalb einer Spalte das Trennzeichen verwendet wird. Mit dem Kapselzeichen wird das Trennzeichen dann quasi auskommentiert, um die korrekte Formatierung zu gewährleisten.
Sollte in der Datei in der ersten Zeile eine Überschrift vorhanden sein, können SIe dies über die Checkbox Die Datei enthält eine Zeile mit Überschriften (7) kennzeichnen. Diese Zeile wird dann nicht mit importiert.

Nach dem Upload werden die Positionen aus der Datei der unteren Liste hinzugefügt. Sie können die Daten dann wie oben beschrieben weiterverarbeiten.

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5.0 Angebote

Im Tab Angebote sehen Sie eine Übersicht der vorhandenen Angebote.

In der Übersicht werden die bereits angeforderten Angebote aufgelistet. Der Inhalt der Übersicht ist abhängig von den Berechtigungen des Accounts, mit dem Sie eingeloggt sind.

Für die Sortierung (1) stehen verschiedene Optionen zu Verfügung. Zusätzlich ist es auch möglich, nach Angeboten zu suchen (2).
In der Übersicht (3) sehen Sie auf den ersten Blick die relevanten Informationen zu den Angeboten.
Die Angebotsdetails können Sie über das Stift-Symbol (4) aufrufen, dort sehen Sie u.A. die Angebotsdetails sowie die bestellten Produkte.
Außerdem können Sie über das Mülleimer-Symbol (5) das Angebot löschen.

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6.0 Artikelnummern

Tragen Sie in die Eingabemaske die Artikelnummer (1) aus dem Shop sowie die gewünschte eigene Artikelnummer (2) ein. Wenn Sie eine Artikelnummer hinzugefügt haben, wird eine neue Zeile zur Eingabe einer weiteren Nummer angezeigt. Die Eingaben werden automatisch gespeichert.

Für die Sortierung (1) stehen verschiedene Optionen zu Verfügung. Zusätzlich ist es auch möglich, nach Angeboten zu suchen (2).
In der Übersicht (3) sehen Sie auf den ersten Blick die relevanten Informationen zu den Angeboten.
Die Angebotsdetails können Sie über das Stift-Symbol (4) aufrufen, dort sehen Sie u.A. die Angebotsdetails sowie die bestellten Produkte.
Außerdem können Sie über das Mülleimer-Symbol (5) das Angebot löschen.

6.1 Datei upload

Gerade bei größeren Datenmengen kann es einfacher sein, die Daten nicht alle manuell zu erfassen. Hierzu bietet sich die Upload-Funktion an. Hierüber können SIe die Nummern aus einer CSV oder XLS(X) importieren.

Der Aufbau der Datei ist einfach. In der ersten Spalte ist die Standard-Artikelnummer hinterlegt, in der zweiten Spalte steht die eigene Artikelnummer.
Um die Datei hochzuladen, können Sie diese per Drag & Drop in den gestrichelten Bereich (1) ziehen oder dort einmal mit der Maus hineinklicken, um das Datei-Auswahlfenster aufzurufen.

Legen Sie fest, in welcher Spalte die bisherige Artikelnummer (3) und die eigene Artikelnummer (4) eingetragen sind und welches Trennzeichen (5) verwendet werden soll.
Außerdem können Sie zusätzlich ein Kapselzeichen (6) definieren. Dieses wird bei CSV-Dateien benötigt, wenn innerhalb einer Spalte das Trennzeichen verwendet wird. Mit dem Kapselzeichen wird das Trennzeichen dann quasi auskommentiert, um die korrekte Formatierung zu gewährleisten.
Sollte in der Datei in der ersten Zeile eine Überschrift vorhanden sein, können Sie dies über die Checkbox Die Datei enthält eine Zeile mit Überschriften (7) kennzeichnen. Diese Zeile wird dann nicht mit importiert.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die bisher hinterlegten Bestellnummern als CSV oder XLS zu exportieren.

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7.0 Rechnungsarchiv

Im Bereich Rechnungsarchiv sehen Sie eine Auflistung aller Rechnungen und Lieferscheinen zu Ihren getätigten Bestellungen.

Für die Filterung (1) stehen zwei Optionen (Rechnung und Lieferschein) zur Verfügung.
Zusätzlich ist es auch möglich, nach Rechnungen oder Lieferscheinen zu suchen (2).
In der Übersicht (3) sehen Sie auf den ersten Blick die relevanten Informationen zu den Rechnungen bzw. Lieferscheinen.
Die PDF Dateien können Sie über das Ablage-Symbol (4) herunterladen.